员工里程报销
内容
雇员使用自己的汽车的报销会因雇主和行业的不同而有所不同，但是大多数组织会按IRS设定的标准里程率或私有车辆报销率向员工提供补偿。该费率由总务管理局（GSA）每年根据独立咨询公司针对当前车辆使用成本进行的研究确定。
对于2020年，标准里程费率设定为每英里行驶57.5美分，低于2019年的58美分。该固定的标准费率包括保险，注册，汽油，石油和维护的费用。开车很多工作，这可能会导致重大扣减。
公司里程报销率
大多数雇主将按照美国国税局（IRS）或GSA汇率进行报销，因为尽管他们可以使用其他复杂的税收公式，但在提交公司所得税纳税申报表时可以扣除该数额的费用。当在经济扩张期间很难找到合格的工人时，雇主更有可能提供有竞争力的报销率。
国税局要求将报酬与薪金分开支付，且不预扣税款。因此，一些雇主将通过应付帐款系统处理费用支付，以使其与薪资分开，并保持对IRS法律的遵守。
如果您的雇主报销的费用等于或接近GSA或IRS的费用，那么您可以放心，您得到的是一笔合理的交易。
政府雇员报销
如果授权使用私家车或在没有政府车辆的情况下，政府雇员将始终按GSA费率准确报销。
汽车费用报销要求
您需要提供里程日志，汽油收据以及与您的汽车有关的任何其他允许的费用收据的文档。没有详细的记录，您的费用报告可能会被拒绝。更糟糕的是，如果您的雇主认为您的主张可能是欺诈性的，则可能会采取纪律处分。就像国税局一样，许多雇主都要求同时保留记录。不要试图估计您的行驶里程，因为这可能违反您雇主的政策。
将笔和纸保存在汽车中是一种方法，尽管这是一种乏味的方法。更好的选择是里程跟踪应用程序，该应用程序会在可打印或下载的同期日志中自动跟踪您的行程。这是跟踪里程，起点和终点以及驱动器包含在费用报告中的业务目的的有效方法。
雇主用其他方式补偿雇员的汽车费用
根据人力资源管理协会的说法，这些是里程补偿的常见替代方法，因为雇主可以通过以下方式补偿雇员的驾驶费用：
平车津贴。雇主为雇员提供平车津贴，例如每月400美元，用于支付燃料，磨损，轮胎等费用。
FAVR程序。雇主根据固定和可变利率（FAVR）补偿计划向员工补偿，其中向员工补偿固定成本（例如保险，税金和注册费）和可变车辆费用（例如燃料和维护）。如果满足某些费用会计要求，则报销费用对员工免税。
里程报销的税收后果
里程补偿只要被记录在案且不超过您的实际支出，则被雇主视为免税付款。但是，您的雇主不能直接为您的汽车维修或保养等运营成本，而不会产生税收后果。如果您有收据，则可以直接报销其他与商务运输直接相关的费用，例如免税。
一些雇主每月提供汽车开支津贴。如果要求员工提供费用记录，则仅对收到的超出记录费用的任何金额征税。如果雇主不需要证明文件，则该津贴可能需要缴税。
未报销的汽车费用
从2018纳税年度开始，随着《减税和就业法案》的实施，工人不再能够扣除未报销的汽车费用。在2017年及更早的年份，这些费用可抵扣的金额超过调整后总收入的2％。因此，在履行工作职责过程中将大量开车的工人在审查工作机会时应仔细评估公司的报销政策。
如果雇主通常不偿还汽车费用，那么您可以提出减少薪水的要求，以换取费用报销，因为如果费用得到适当证明，则费用报销可以免税。或者，您可以协商更高的薪水以解决新税法规定的额外税负。
根据美国国税局（IRS）的数据，尽管暂停了其他逐项扣除，但在确定调整后总收入时可扣除的费用扣除并未被暂停。例如，美国武装部队（武装部队）的预备役部队成员，州或地方政府官员按收费标准付费，某些表演艺术家有权扣除未报销的员工差旅费用，作为对总收入的调整1040-3-（2018）表格1的第24行上显示，而不是1040（2018）表格A的逐项扣除，因此可以继续使用商业标准里程率。
本文中包含的信息不是税收或法律建议，也不替代此类建议。州和联邦法律经常更改，因此本文中的信息可能无法反映您所在州的法律或法律的最新更改。
