如何组织成功的媒体活动
内容
公司获得免费媒体曝光（通常称为“赚取媒体”）的最简单方法之一是通过媒体事件。无论您是与几个赞助商合作以帮助不幸的人，还是举行新闻发布会宣布产品发布，都应遵循某些步骤来组织成功的媒体活动。
从新闻发布开始
发送您的新闻稿将帮助媒体确定您的故事是否值得报道。这就是为什么它有助于使您的新闻稿简单而不用大肆宣传。车站和报纸都在寻找新闻；他们不是在寻找销售热潮。
您有一个发送新闻稿的窗口。您不想过早地发送它，然后它就被遗忘或掩埋，并且当其他故事可能已经被分配时，您也不想过晚地发送出去，它们根本无法适合您的活动。通常，您的活动前两到三天就已经足够提前通知，可以让新闻发布时间安排记者。
您还希望确保在新闻稿中包含说明和任何特殊说明。如果您公司的总部位于一个地点，但是您的活动是在30英里外的工厂进行的，则需要在发布中加以说明。
观看电话
发送新闻稿后，您可以致电报纸的编辑或电视台的制片人，以确认他们收到了新闻稿。这就是您所要问的。
它通常会打开对话，让他们告诉您他们是否认为自己可以参加。但是，即使不是，您也不想问他们是否要来。如果他们能够但不会做出任何承诺，他们就会在那里。
请记住，突发新闻或重大新闻可能会阻止它们在最后一刻出现。即使在活动当天，当您站在那儿等记者出现时，您也不想打扰他们，看看它们是否要来。
您还希望观看拨打电话的时间。下午5:00前十分钟打电话对于您来说，这似乎是一天的结束，但对于制片人而言，每天晚上播出新闻要十分钟。最佳通话时间通常是在上午10:00左右和下午1:00至2:30之间。
仔细计划活动时间
每个人都在按时完成工作。报纸已经设定了时间来整理第二天的报纸。这表示他们是否在下午5:00参加您的活动。在周四，报道可能要到周六才会出现。
电视台通常在早上，中午，5：00、6：00、10：00和/或11:00 PM。一周中的新闻广播，具体取决于您的电视市场。如果您的媒体活动在下午4:00开始，请获取报道可能非常棘手。他们不仅会跳上新闻汽车，疯狂地开车，在5:00之前播放您的录音带。必须编写一个脚本，并必须编辑一个磁带。
计划您的活动时间，这样不仅可以方便记者，还可以增加您获得更多即时曝光的机会。
不要尝试做任何事情
成为一名导演很诱人，不要告诉记者，摄影师或摄像师您想要他们获得什么镜头。您想与他们建立某种融洽的关系，并开始与报纸或电视台建立关系。告诉他们如何去做，您不会赢得任何朋友。
轻松进出
如果您要在50,000平方英尺的工厂举行活动，并且允许媒体的区域位于建筑物的背面，请尽可能方便地访问它们。不要让他们停在建筑物的前面，如果可以的话，将设备一直拖到后面。如果有向后行驶的方法，请让媒体知道新闻稿中的行驶方向，并在到达时清楚地标记出行驶方向。
您还想考虑设施的哪些区域严格禁止进入。例如，如果您无法避免长途跋涉，您是否真的希望媒体使用摄像机在整个建筑物中行走？这并不意味着他们将开始拍摄他们想要的任何东西。但是，许多公司对相机和非员工出于专有原因可以去哪里有严格的政策。
考虑视觉效果
仔细考虑您的视觉效果。给媒体尽可能多的实践经验。谈论一个产品半小时，然后参考手册中的图片，媒体甚至不必露面。请记住，他们正在将视觉效果传递给潜在的客户（他们的观众或读者），因此，请务必牢记您的受众，这样您才能获得所需的报道。
不要忘记新闻资料袋
包括有关您的活动的信息，并将其分发给媒体。此信息将帮助他们编写故事，但由于向他们提供了重要信息，因此还可以帮助您更好地控制新闻。
确保您的媒体联系人可用
不要忘记让您的媒体联系人有问题。如果记者还有其他问题，他们需要能够迅速与您取得媒体联系。确保在新闻材料包中包括媒体联系人的电话号码和其他任何联系信息。
使用有经验的员工
您不必将活动的发言人局限于自己的媒体联系人。如果某个员工因为在某种产品的开发和使用方面拥有更多的经验而能够给予更好的评价，那么请让他们提出问题。
事先准备您的陈述
如果您打算在相机上或与报纸记者交谈，请提前考虑您想说些什么。找一个对您的业务不熟悉的朋友来阅读您的新闻资料袋并提出他们的问题会有所帮助。从这些问题以及您自己的一些头脑风暴中，得出一个答案列表。您不想排练，但也不想听起来没准备好，或者不想说很多“嗯……”。
您还希望考虑不同类型的媒体。报纸的需求不同于电视，反之亦然。报纸记者可能会问您一些与电视记者大不相同的问题。每种媒体都有不同的方式来呈现您的新闻，因此他们将需要最适合其受众的类型。
如果记者不出现怎么办？
电台或报纸很可能派摄影师或摄像师代替记者。这并不意味着您的故事对他们并不重要。如果他们不打算提供您的故事报道，那么他们就不会在那里，所以请善待任何出现的人。
如果摄像师拖着他们的装备，那么不要马上交给他们一个新闻资料袋。提供给他们携带，直到他们能够获得所需的照片为止。像对待二等公民一样对待他们，将使他们回到车站，并有可能伤害您将来获得覆盖的机会。
