如何记录会议纪要

内容

• 会议之前
• 会议期间
• 会议结束后

会议记录是详细的注释，可作为会议或会议的正式书面记录。聚会的负责人通常会要求其中一位参加者完成这项任务。有一天，有人可能是你。虽然这不是一件非常困难的工作，但花几分钟是很重要的。由于会议记录是发生情况的正式记录，因此准确性至关重要。您将需要进行详尽的会议记录，以便人们在必要时可以稍后参考。

这里有一些指针可以帮助您精巧地完成这项任务。在会议之前，之中和之后找出要做什么，以确保您能有效地参加会议。

会议之前

• 选择您的录音工具。您会上旧学校并使用笔和纸，还是会高科技并使用笔记本电脑，平板电脑或智能手机？请与您的老板联系，以了解他们是否喜欢您使用特定方法。
• 确保您选择的工具工作正常，并进行备份以防万一您原来的工具失败了。例如，如果您带上笔记本电脑，请同时携带笔和纸。如果计算机崩溃，您不必在搜索要写的东西时停止会议。
• 会议开始之前，请阅读会议议程。它可以让您为您的会议记录制定大纲。在每个项目下面留一些空间，并在其中写下您的笔记。只要主持会议的人遵守议程，这样做将使您的工作变得容易一些。

会议期间

• 传递出勤表并确保每个人都登录。您需要在正式会议记录中包括所有与会者的列表。
• 确保您知道每个人都是谁。这样，您将能够识别谁在讲话并正确记录该信息。
• 注意会议开始的时间。
• 不要试图写下每条评论。可以只包含主要思想。请务必小心，不要遗漏您不同意的项目。你的偏见不应该影响你。请记住，这是一个官方帐户，而不是您对所发生的事情的看法。
• 写下所有动议，作出动议的人以及表决结果（如有）；您无需写下谁支持议案。当然，您的组织规则可能会有所不同，因此请先与老板确认。
• 如果对任何动议或讨论的投票都推迟到下次会议进行，请记录下来。
• 记录会议的结束时间。

会议结束后

• 会议结束后，请尽快输入会议记录，而一切仍在您脑海中。如果您在会议记录中发现错误或有疑问，可以通过与其他与会者交谈来快速解决。
• 在会议记录的最终副本上，包括组织名称，委员会名称，会议类型（每天，每周，每月，每年或特别）及其目的。
• 给它开始和结束的时间。
• 提供与会者列表和有关谁主持会议的注释。在参加者列表中包括您的姓名，并在姓名后的括号中说您花了时间。或者，在文档末尾，您可以通过键入“分别提交者”和您的姓名来退出。
• 在提交分钟之前，请先对其进行校对。要求参加的其他人也对他们进行检查。如果您不小心遗漏了某些内容，他们将能够让您知道。
• 除非另有指示，否则将它们提交给主持会议的人。