如何组织文书工作
内容
大多数人在需要重要文件之前才考虑。如果您的论文分散在各处，并且您的家庭办公室中没有中央组织系统，那么您可能会浪费大量时间和精力进行搜索。您甚至可能会丢失一些东西。
入门
通过几个简单的步骤，您可以组织重要的纸质文档：您需要一个小两抽屉文件柜或一个便携式悬挂式文件盒，以六种不同的颜色悬挂文件，马尼拉第三剪式顶部标签文件夹，以及可选的防火保险箱。或者，您可以购买大型活页夹和标签插页。现在您可以开始了。
收集文件
必须先找到它们，然后才能组织所有重要文件。有时候说起来容易做起来难。检查您的家庭办公室抽屉以及桌子或桌子上堆积的文件。检查一堆堆纸，弄乱您的厨房台面以及厨房抽屉和篮子。看一看你的卧室梳妆台和床头柜。最后但并非最不重要的一点是，检查钱包或公文包中是否有意外携带的重要文件。
分类
最重要的文档属于以下六类之一。如下对所有收集的文档进行排序：
- 房屋和财产记录： 抵押，财产契约，家庭装修项目和收据，设备手册和保证书，财产税信息，家庭保险政策和手册
- 自动记录： 标题，维护记录，保险单和信息，贷款信息以及付款记录
- 健康记录： 保险政策，健康保险福利手册，医疗福利说明，医生账单，处方清单，灵活的支出帐户信息，医疗收据，医疗指示，人寿保险政策
- 财务记录： 银行对帐单，纳税申报表，减税记录，投资记录，贷款记录，信用卡对帐单
- 电子记录： 手机合同和设备手册；计算机，笔记本电脑和平板电脑的销售收据和保修；有线和互联网计划和账单；无线路由器销售收据和手册
- 个人记录： 出生证明，结婚证明，离婚证明，监护文件，社会保险信息，免疫记录，护照，兵役记录，洗礼和确认记录，遗嘱，丧葬计划和墓地信息。您应该为每个家庭成员准备这些。如果您有宠物，也可以在此类别中包括其重要文件，例如兽医和疫苗信息。
单独的重要文件
您的大多数重要文件都可以存储在常规文件柜或便携式悬挂式文件箱中。但是，确实应将其中一些存放在防火保险柜中，或存放在异地存储设施中，例如保险箱。
重要文件是很难替换或耗时的文件。它们可能包含敏感的个人信息，如果被盗，身份窃贼可能会破坏这些信息。同时，如果您的房屋被大火或洪水摧毁，则希望这些重要文件保持原样。
对于大多数人来说，以下文件将被认为是至关重要的：社会保障信息，出生证，保险单和代理人的联系信息，遗嘱，财产契约，汽车所有权，护照以及需要原始签名的任何合同或协议。
制作一份所有重要文件的主清单，这些文件要放在防火保险箱或异地存储选件中。
复制钱包
我们大多数人每天都在钱包中携带重要信息，如果这些信息丢失或被盗，将会给您带来极大的不便。
制作您的驾驶执照，器官捐赠者卡，健康保险卡，健身房会员卡，图书馆，杂货店忠诚度计划，仓库俱乐部等的副本，最重要的是，复制所有信用卡和借记卡（复印正面）然后回来）。将这些副本与其他重要的纸质文档一起保存。
创建一个简单的备案系统
归档系统越简单，就越有可能在一致的基础上使用它。提取重要文档的每个类别并为其分配一个悬挂文件颜色：
- 房屋和财产记录
- 自动记录
- 健康记录
- 财务记录
- 电子记录
- 个人记录
将适当数量的挂起文件添加到归档系统中，以获取每个类别中具有的文件数。
使用manila文件夹并为每个类别中的每个单独的文档创建一个文件夹。将文件夹放在适当的彩色悬挂文件部分中。
如果您购买了大型的三环活页夹和标签页，请在标签页上使用相同的记录名称，对所有文档打孔，然后整理它们。如果无法对纸张打孔，请将其放入文件夹中，然后对文件夹打孔。
如果文书工作不是您的事，那么这可能是一个放松的时刻。您可以扫描所有这些文档，将它们保存到硬盘驱动器，然后切碎原件。
但是请您自行决定，因为最好保留一些文书工作。保留所有重要文件的原件。对其他人运用最好的判断力。当您无纸化时，大多数金融机构都会感到高兴。
持续维护
整理好重要论文后，请按原样进行保存。每月支付帐单时，请将所有新文件归档到归档系统的相应部分。同时，查找当月从系统中删除的可能仍在归档系统之外的所有文档。重新归档。每年至少两次，查看归档系统中的文档，看是否可以清除。在日历年的第一年和每个学年的结束时，都有一个很好的时间表。
通过组织重要的纸质文档，您只需付出一点点努力即可获得长期收益并节省时间。
