会议管理实践有助于提高生产力
内容
我们在会议上度过了很多工作。在许多情况下，不良的会议管理做法会导致参与者的时间浪费。在相关文章中，我们提供了有关将五个常见会议场景转变为富有成效的事件的指南。以下是支持增强会议的效用，生产力和影响力的其他想法。
会议管理密钥-Stand PAT
一些经理雇用P.A.T.会议方式，要求 P希望 一个genda和 Ťimeframe。在会议开始之前为参与者提供这些关键的背景信息，可以确保人们出现准备参加和支持会议总体意图的准备。明确的P.A.T.大纲有助于确保富有成效的会议。
您最多可以用1或2个句子定义会议的目的。 “本次会议旨在计划新的营销活动”或“本次会议旨在审查船运的新政策以处理退货”。目的有助于确保每个人都知道他们为什么在这里，需要做什么，以及如何指导进度并推动结论。
设定议程。列出您要查看/讨论/检查的项目。我们希望为每个议程项目分配一个时限（请参见下文），并确定负责主持讨论的人员。设定时间表；至少要设置开始时间和结束时间。我们还建议为议程中的每个项目设置持续时间。这些应该合计到整个会议的时间范围内。
按时开始会议
如果您在一种文化中工作，直到人们在预定的开始时间开始五到十分钟后一直参加会议，这是开始一种新趋势的时候了。一家公司鼓励其经理在预定的开始时间关门，不欢迎迟到的人参加。尽管这可能比您打算采取的行动更为严厉，但您应该毫无保留地安排会议，检查目的并确认期望和时间安排。
不要等待散乱的人出现。当某人迟到时，请勿回头查看已涵盖的内容。继续您的会议主题。这对流浪者来说很尴尬，并提高了他/她下次会议准时到达的可能性。
如果会议组织者/发起人未按时出现，则认为会议已取消并重新开始工作。等待五到七分钟是合理的。奇怪的是，会议组织者遇到了意外的困难，希望您不要浪费时间等待他/她。
保持会议主题不变
好的做法是指派某人在会议期间保持所有人的正常跟踪。讨论常常会随波逐流，然后演变成观点，观念，事实和情感的漩涡。相反，应分配角色并通知与会的每个人，如果讨论何时以及何时偏离讨论议程和特定讨论项目，则该人会插话。在某些公司中，此角色称为“交通应付”，在其他公司中，称为“主题管理者”。无论使用哪种标签，该角色对于增强会议的效率和生产力都非常有帮助。
如果出现其他超出主题但需要讨论的主题，则应将这些主题清楚地捕获并放在“停车场”中，以供将来考虑和讨论或召开不连续的会议。如果会议主持人支持整个会议目的，则保留进行少量分歧讨论的权利。
保留和分发会议记录/会议记录
除会议组织者外，还应保留会议记录。良好的会议记录包括：
- 会议时间，日期，地点
- 目的说明
- 议程副本
- 与会者列表和未参加者的列表
- 结论，行动项目，职责和完成日期的详细摘要列表。许多笔记者将议程用作列出结论和行动的指南。
- 如果确实需要，则计划召开后续会议。
理想情况下，会议结束后尽快且绝对在一个工作日内分发会议记录。会议记录和笔记不仅为与会者提供了重要的提醒，也为其他利益相关方或错过会议的人员提供了信息来源。会议记录是一个很好的工具，可以用来提醒人们和团队他们已采取的后续行动。
底线
会议可能会产生积极的结果，有助于推动项目和人员前进，只是不要指望它。勤勉尽责并有意识地增强会议管理技术将提高您取得良好成果的机会。
