员工工资档案的目的和内容

内容

• 员工工资单文件的目的
• 员工工资单文件的内容

员工薪资文件是与员工薪资支票相关的所有信息的存储库。创建薪资文件的主要原因是限制对人事文件中其余机密信息的访问。

员工工资单文件的目的

薪资文件使会计人员可以在不访问员工机密信息的情况下向员工付款。会计人员可以保留工资记录，以支付给员工。在薪资和会计外包的情况下，对于员工的薪资记录，这是一个更推荐的做法。

薪资文件限制了对机密员工信息的访问权限。员工薪资文件使会计和财务人员可以在方便的位置获得向员工支付薪水所需的信息。该位置应该是安全的，并且不能触及任何其他员工。

您需要向会计人员留下一个事实，即工资单文件中的信息是机密信息，未经许可不得共享并从人力资源人员处签字。会计人员也不应共享有关雇员加薪，晋升，奖金和任何其他有关雇员的机密信息。

人力资源部不需要监视会计对员工薪资文件的访问。根据对相关员工文件（例如人事和医疗文件）的建议，应限制对薪资文件的访问。只有需要信息才能完成工作的人才能看到其中的内容。

员工工资单文件的内容

这是有关员工薪资文件中内容的建议列表。

• 招聘经理，人力资源和员工签署的录取通知书
• 存在员工合同时由人力资源部和招聘经理签署的薪酬授权
• W-4表格
• 与任何涉及工资扣除的员工福利有关的文书工作和授权
• 直接存款授权书
• 领薪时间会计表格
• 每小时一次的时间表
• 时钟记录（使用时）
• 出勤记录
• 费用报销要求，包括旅行和其他授权支出的文件和收据
• 学费报销表格和收据，书本等
• 预先付款申请表
• 公司贷款文件和付款时间表
• 装饰订单和记录
• 授权发布私人信息
• 与每个员工加薪相关的文书工作
• 与任何奖金，利润分享或表彰奖励有关的文书工作
• W-2表格
• 授权您公司允许的任何其他薪资操作

也称为员工档案，员工记录，人力资源档案，文档

注意：苏珊·希思菲尔德（Susan Heathfield）尽一切努力在此网站上提供准确，常识性和道德的人力资源管理，雇主和工作场所建议，但她不是律师。该网站上的内容不得解释为法律建议。该网站的受众遍及全球，各州和各州的就业法律和法规也不尽相同，因此，对于您所在工作场所的所有文章而言，它们并不确定。如有疑问，请务必寻求法律顾问。网站上的信息仅供参考。