如何制定外包计划

内容

开发过程
实现
目标设定
参与度
身份证明
执行中

关于媒体外包的许多讨论都使它看起来很复杂，但这很简单。即使在我们的家中，我们也将许多任务“外包”：烹饪，维护草坪和育儿，仅举几例。当我们没有时间，精力或技巧来自己做这项工作时，我们会寻找可以做的人，并且愿意以我们负担得起的价格来做这项工作。公司的工作方式相同，即使他们的决策可能涉及更多因素和决策者。

开发过程

但是，正如家庭做出不同的决定一样，公司在外包方面也会做出惊人的不同决定。没有适用于所有公司的模板，但是所有公司都需要考虑以下过程：

实现

过去，许多公司甚至可能都不知道外包是什么。今天，他们了解外包，但可能没有意识到他们已经在运行多少个外包（和类似外包的）程序：复印中心，邮件室，设施管理，IT甚至公司法务部门的一部分。外包可能无法解决所有问题，但是了解上一代合同将可以识别新项目并提供宝贵的见解。

目标设定

为了成功创建外包计划，您需要定义特定的目标，例如将整体公司成本降低5％，专注于单个位置的效率或仅查看一个业务部门中执行的功能。目标不需要太多细节。随着您外包经验的增加，定义也会改变。

参与度

您需要来自许多专业领域的参与者为计划提供意见，验证假设并提供专家判断。当您从总体计划转到特定项目时，您将重复此过程并创建具有更具体知识的子组。

身份证明

现在您已经有了确定和解释信息的目标和专家，现在该为外包程序确定特定的项目了。每个公司都会制定不同的标准，并且受文化以及财务或运营分析的推动，但是您应该注意以下共同的标准：

先前的决定： 您的公司可能会做出关于雇用非雇员的更早决定，例如临时工或服务合同。有关详细信息，请与采购和您的PMO（项目管理办公室）合作。了解他们如何解决此列表中的问题，并总结经验教训。
专长： 您是在没有足够专业知识的情况下执行功能或生产产品，还是在保留经理方面遇到问题？当前的管理层是否有计划解决这些问题？如果没有，这可能是一个很好的外包项目。
质量： 即使某个职能部门拥有具有适当技能的人员和经验丰富的经理，您也可能无法获得所需的服务水平。经理是否进行客户调查？客户对产品或服务有何评价？质量差距或对客户服务不感兴趣是外包的另一个标志。
成本： 优质的服务不一定物有所值。您的成本与竞争对手相比如何？该功能是否产生月度报告：单位成本，运营成本，多年成本趋势？如果此功能无法生成这些报告，则外包服务可能会为您的操作提供更大的透明度。
规模： 当您检查整个公司时，您会发现许多意外发现。保持专注！一个大型项目比许多较小的项目更适合外包。单个大型项目将需要更少的管理和管理资源。保留一份完整的清单，但只选择对您的第一波项目有重大影响的候选人。
安全： 您现在对潜在项目有了一个很好的了解。现在该根据安全标准对其进行过滤了。安全是一个复杂而有争议的主题。不同的标准适用于不同的行业，并且一些公司比竞争对手更具安全意识。了解内部和行业标准，并相应地限制外包项目。在您的讨论中包括法律，IT，公司安全，合规性（如果适用）以及任何“风险”部门。
优先顺序： 必须对以上每个项目（可能还有其他特征）进行评分，然后为每个项目分配总的“外包价值”。毫无疑问，关于哪些特征最重要，分数是否准确以及是否应考虑其他特征，将有很多争论。如果此过程持续数月甚至数年，请不要感到惊讶。
通讯： 当您对潜在项目进行优先排序时，您已经举行了很多会议并与很多人进行了交谈。期望这些讨论将成为您外包目标部门中的公共信息。始终假设这些讨论通常会实时地传达给您的员工。需要准备周到的，经过深思熟虑的公司沟通。绝不要让谣言比事实成为更好的信息来源。